Danuta Cywickawtorek, 26 lipca 20224 minuty czytanialiczba wyświetleń: 3650

---

Jak sprawdzić czy kontrahent zagraniczny jest zaufany

Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego czy jest zaufany?

Prowadząc firmę, aby rozszerzyć swoją warto przemyśleć wejście na rynek zagraniczny. Zagranicznych kontrahentów dobrze jest jednak weryfikować pod kątem wypłacalności oraz wiarygodności. Na szczęście istnieje kilka metod, które mogą pomóc w audycie firm, z którymi chcemy podjąć współpracę. Daje to możliwość uniknięcia strat oraz zminimalizuje ryzyko straty pieniędzy lub towaru. Sprawdzając kontrahenta, z którym zamierzamy podjąć współpracę mamy również możliwość zabezpieczenia się przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania potencjalnego oszusta. Większość informacji można uzyskać bezpłatnie przez internet.

Transakcje

Transakcje zagraniczne niosą za sobą pewne ryzyko. Niepewność, czy otrzymamy towar, czy towar będzie zgodny z warunkami umowy, czy terminy dostaw będą dotrzymane. Niekiedy przedłużający się czas dostawy ma także wpływ na jakość produktu. Większość przedsiębiorców skłania się ku zawieraniu umów ubezpieczeniowych na wypadek komplikacji. Istnieją dwa warianty polisy; pojedyncza, która podpisywana jest na określony kontrakt oraz generalna, która zawierana jest na czas z góry określony. Przedsiębiorcy decydują się również na wykupienie certyfikatu asekuracyjnego, w którym to ubezpieczyciel potwierdza certyfikat generalny na całą transakcję. Istnieje również wariant zawarcia noty pokrycia lub maklerskiej noty kryjącej. To wystawiane w zamian certyfikatu ubezpieczeniowego dokumenty. Noty posiadają informacje, że towar jest ubezpieczony.

Sposoby weryfikowania partnera zagranicznego

Część klientów ma siedziby na terytorium Unii Europejskiej. W takim wypadku sprawdzenie ich wiarygodności jest prostsze. Ich rzetelność można sprawdzić na portalu chociażby e-justice.europa.eu. Strona ta prowadzi rejestr przedsiębiorców wraz z informacjami, czy dana firma nie jest obecnie w stanie upadłości. W przypadku kontrahentów z UE można weryfikować informacje poprzez europejski rejestr VIES. W tym rejestrze sprawdzimy, czy dana firma ma numer VAT UE.



Najbardziej podstawową formą jest samodzielnie poszukiwanie informacji. Pierwszym krokiem, który możesz wykonać jest sprawdzenie kraju, w którym zarejestrowana jest działalność potencjalnego partnera. Można sprawdzić, czy i gdzie firma posiada swoje oddziały. Dobrze jest również przyjrzeć się, czy firma nie prowadzi działalności w rajach podatkowych. Chociaż nie jest to nielegalne, może zapalić nam ostrzegawczą lampkę. Korzystając z najprostszych technologii można podejrzeć, czy firma faktycznie znajduje się w miejscu, z którym deklaruje.

Jest szereg praktycznych sposobów, które umożliwiają weryfikację kontrahenta zagranicznego. Pierwszym z nich jest sprawdzenie firmy, z którą chcemy podjąć współpracę w rejestrze firm europejskich. Taki rejestr znajduje się na stronie europejskiego portalu e-sprawiedliwość. Jego zadaniem jest przechowywanie i analizowanie danych dotyczących podmiotów gospodarczych. Informacje wprowadzone do tego rejestru to status prawny firmy, jej siedziba, kapitał oraz przedstawiciele prawni.

Krajowa Izba Gospodarcza to kolejne miejsce, do którego możemy się zwrócić o pomoc w weryfikacji zagranicznego przedsiębiorcy. To największa i niezależna organizacja biznesu w Polsce, której korzenie sięgają 1990 roku. Jest reprezentantem przedsiębiorców oraz 160 organizacji biznesowych.



Innym działaniem, które możemy podjąć jest sprawdzenie kontrahenta w bazie podatników VAT w UE. W tej bazie mamy możliwość sprawdzenia licencji na prowadzenie działalności gospodarczej w państwach, w których działa taki sam system. Ten system rejestracji oraz identyfikacji działa na potrzeby celne Economic Operators' Registration and Identification (EORI).

Kolejnym sposobem, na upewnienie się co do wiarygodności przyszłego zagranicznego partnera biznesowego jest kontakt z placówką dyplomatyczną w kraju kontrahenta. Tego rodzaju sposób weryfikacji umożliwia zdobycie bezpłatnych informacji pochodzących z organów rejestrowych lub z izb i wywiadów gospodarczych. Ten sposób umożliwia również wejście w posiadanie wiedzy na temat firm, z którymi mają pewne komplikacje polscy inwestorzy. Powszechną praktyką jest ewidencjonowanie nieuczciwych firm przez placówki dyplomatyczne. Taki wykaz również można przejrzeć w internecie na stronie trade.gov.pl.



Zagraniczny kontrahenci mają możliwość prowadzenia rejestru przedstawicielstw w Polsce. Taką informację znajdziemy w biuletynie informacji publicznej. Jeżeli uda się odnaleźć przedsiębiorstwo w biuletynie, można mieć pewność, że firma jest wiarygodna.
Najprostszą metodą jest również przeszukanie internetu w poszukiwaniu informacji o firmie, z którą zamierzamy nawiązać współpracę. Takie dane możemy znaleźć na stronach internetowych, ale także na forach dyskusyjnych, na których użytkownicy dzielą się swoimi doświadczeniami z różnymi przedsiębiorcami. Warto również poczytać opinie o firmie na różnych portalach. 

Istnieją również odpłatne formy sprawdzania przedsiębiorstw. Możemy skorzystać z międzynarodowej wywiadowni gospodarczej. Koszt zależy od rodzaju oraz zakresu informacji, które chcielibyśmy otrzymać. Na cenę wpływa również stopień trudności uzyskania wymaganych danych.

Można również poprosić przyszłego współpracownika o referencje. Referencje mogą być listą wspólników czy przedsiębiorstw, z którymi przyszły kontrahent współpracuje. Kontaktując się z nimi potwierdzimy jego wiarygodność.

Sprawdzenie wiarygodności przedsiębiorstwa, z którym chcemy nawiązać współpracę możemy również oddelegować firmom zajmującym się tego rodzaju zleceniami. W takim wypadku mamy pewność, że firma zostanie gruntowanie sprawdzona i niekiedy możliwość odwołania w przypadku uzyskania błędnych danych.

Umowa z kontrahentem zagranicznym

Zakładamy, że firma zagraniczna z która podejmujemy współpracę jest wiarygodna i wypłacalna. Chcąc podjąć z nią współpracę niezwykle ważne jest sporządzenie odpowiedniej umowy czy kontraktu. Zapisy, jakie obowiązkowo muszą się znaleźć w takim dokumencie to nazwy, adresy oraz numery identyfikacji podatkowej. Należy również szczegółowo określić odpowiedzialność każdej strony umowy. W kontrakcie musi znaleźć się również zapis o przedmiocie kontraktu, czyli nazwa towaru/usługi, dane techniczne oraz wnikliwy opis. Istotną częścią umowy jest także zapis dotyczący kosztów; cena jednostkowa, ilość oraz ogólna wartość transakcji, ale także warunki płatności i oczywiście terminy dostaw. W umowie musi znaleźć się również zapis o warunkach reklamacji oraz karach umownych. Kontrakt może zostać zapisany w wielu językach, jednak ważne jest ustalenie, która wersja będzie wiążąca w przypadku nieporozumienia kończącego się w sądzie.