Przemysław Krawiecczwartek, 10 czerwca 202110 minut czytanialiczba wyświetleń: 2948

---

Jak zorganizować magazyn wysyłkowy?

Prowadzenie sklepu internetowego często wiąże się z otwarciem magazynu wysyłkowego. Jest to niezbędne w przypadku dużej ilości zamówień oraz potrzeby magazynowania towarów posiadanych w ciągłej sprzedaży. Nikt z zamawiających nie chce przecież czekać kilku dni czy nawet tygodni, aż towar zamówiony od producenta pojawi się na twoim magazynie. Wówczas twoja firma byłaby nie konkurencyjna w porównaniu do innych zajmujących się sprzedażą tych samych przedmiotów. Z pewnością niejednokrotnie sam wyczekiwałeś kuriera, który pojawi się z twoją paczką. Nie jest to nic dziwnego, w końcu masz świadomość, że zapłaciłeś za towar, więc chcesz mieć go już teraz. Dla małych przedsiębiorców organizacja będzie nieco się różnić niż dla wielkich firm posiadających tysiące zamówień z całego świata. Jednym z głównych powodów jest to, że na początku nie będziesz mógł zatrudnić tyle samo osób, co właściciele firmy posiadający milionowe przychody.

Organizacja małego magazynu

Pierwszym i podstawowym elementem, który będzie musiał znaleźć się na magazynie początkującego sklepu są regały albo palety z produktami. Pierwsze rozwiązanie sprawdzi się w przypadku niewielkich artykułów, a drugie jeżeli będą one nieco większych rozmiarów. Sam musisz dokonać odpowiedniego wyboru w zależności od tego ile masz miejsca do wykorzystania. Towar, który masz zamówiony musisz pogrupować i odpowiednio poukładać na regale. Jeżeli liczba artykułów nie będzie zbyt duża spisz te informacje w dokumencie tekstowym czy w specjalnym programie komputerowym. Wszystko po to, aby nowi pracownicy byli w stanie dowiedzieć się, gdzie znajduje się dany indeks. Konieczne będzie również zainwestowanie w sprzęt komputerowy. Ważne, żeby parametry pozwalały na płynną pracę, gdyż zacinający się komputer może spowodować, że pracownik będzie się denerwował i pracował mniej wydajnie oraz zajmie mu to więcej czasu. Laptopy lub komputery stacjonarne będą konieczne do drukowania faktur oraz etykiet nadawczych. Przydadzą się również do realizowania zamówień oraz kontaktu z klientem. Brakuje jeszcze jednego stanowiska. Oczywiście jest to miejsce do pakowania przesyłek. Powinno być ono wystarczająco duże, aby pracownik lub kilka osób było w stanie bez większych trudności realizować wszystkie zamówienia. Jeżeli przeznaczysz na to zbyt mało miejsca będą się o siebie obijać i ich praca nie będzie zbyt efektywna, mimo dużych chęci. Jeżeli będziesz używał kartonów na takim stanowisku, powinien znaleźć się tam dyspenser, nożyk, folia stretch oraz inne artykuły niezbędne do odpowiedniego zabezpieczenia przesyłki. Nikt z nas bowiem nie chciałby otrzymać uszkodzonego towaru, nie prawda?

Ilu pracowników jest potrzebnych na magazynie?

W przypadku małych magazynów będą potrzebni głównie pracownicy uniwersalni, którzy poradzą sobie z obsługą każdego urządzenia oraz programów komputerowych. Przejdźmy więc do rozdzielania zadań dla poszczególnych osób. Pracownik najlepiej znający magazyn powinien być odpowiedzialny za realizację nowych zamówień oraz pakowanie przesyłek. Kolejna osoba powinna drukować etykiety oraz wczytywać nowe zamówienia i przekazywać je do realizacji pierwszej osobie. Potrzebny będzie jednak jeszcze jeden pracownik. Musisz wziąć pod uwagę, że część zamówień wróci do ciebie, gdyż klient ma prawo odstąpić od umowy kupna-sprzedaży. Osoba ta miałaby się zajmować rozpatrywaniem tych zwrotów oraz odbieraniem telefonów i odpowiadaniem na pytania przyszłych kupujących. Jak więc widzisz zatrudnienia trzech osób będzie niezbędne do sprawnego realizowania małej liczby zamówień. Jeżeli zaś liczba ta wzrośnie konieczne będzie rekrutowanie kolejnych osób. Biorąc pod uwagę, że zatrudnisz te trzy osoby, łączny koszt na pracowników wyniesie 10 119 zł brutto biorąc pod uwagę, że będą oni zarabiać minimalną krajową w 2021 roku i otrzymają umowę o pracę. Na samym początku prowadzenia działalności nie będzie potrzebnych aż tyle osób, więc poradzi sobie pewnie z tym jedna, max dwie osoby, zakładając, że będzie wpływać kilkanaście zamówień dziennie.

Jak wyglądają duże magazyny wysyłkowe?

Wielkie firmy, mające kilkaset, a nawet kilka tysięcy zamówień dziennie w okresie zwiększonego ruchu muszą mieć dobrze zorganizowany magazyn wysyłkowy. Zatrudnienie odpowiednich pracowników i posiadanie dobrej jakości narzędzi do pakowania jest kluczem do terminowej realizacji wszystkich zleceń. W innym przypadku wielu klientów może odwrócić się od naszego sklepu, gdyż nie będą zadowoleni z obsługi. Na dużych magazynach wysyłkowych proces realizacji będzie wyglądał nieco inaczej. Trzeba podzielić pracowników na dane zespoły. Pierwszy zespół będzie odpowiedzialny za dostarczanie wszystkich zamówionych towarów z magazynu w miejsce, gdzie będą one sortowane na poszczególnych klientów. Jest to praca dosyć łatwe i poradzi sobie z nią praktycznie każdy, kto potrafi obsługiwać smartfona. Na to stanowisko wymagany będzie skaner. Wybierając dane zlecenie skaner będzie prowadził pracownika w taki sposób, aby zrobił jak najmniej kroków i zbierał wszystko w kolejności. W tym przypadku każdy z towarów musi mieć przypisaną lokalizację. Na podstawie tego możliwa jest praca bez dużego wysiłku, a będzie ona bardzo efektywna. Drugi zespół będzie odpowiedzialny za sortowanie dostarczonych wcześniej produktów na poszczególne zamówienia. Konieczne będą kody kreskowe, które będą przypisane do każdego z nich. Następnie kolektor przypisze dane kody do danych zamówień i będzie informował co jak ze sobą połączy, aby każdy otrzymał to za co zapłacił. Może jest to dosyć skomplikowane, ale w praktyce sprawdza się to bardzo dobrze. Kolejna grupa osób odpowiedzialna będzie za pakowanie posortowanych zamówień. Tutaj praca będzie wyglądać bardzo monotonnie, ale wymagane jest minimalne doświadczenie, aby robić to sprawnie oraz aby żadne zamówienie nie uległo uszkodzeniu. W razie całkowicie nowej kadry warto przeszkolić kilka osób, gdyż istotne są również wymiary przesyłki, aby były jak najmniejsze. Wówczas koszt transportu ulegnie zmniejszeniu. Ostatnia grupa osób będzie odpowiedzialna za naklejanie etykiet nadawczych lub kopert kurierskich.

Jakie akcesoria będą potrzebne w magazaynie?

Zacznijmy od poszczególnych kategorii pracowników. Nieważne czy będziemy mieli mały czy duży magazyn. Potrzebny będzie wózek składany platformowy czy też osiatkowany wózek półkowy. Wszystko zależy od tego jakimi artykułami zamierzamy handlować. Transport artykułów w rękach pracownika będzie bardzo niepraktyczny, gdyż nie weźmie on tyle samo przedmiotów, co załaduje na wózek do koszyka. W zależności od tego, ilu pracowników zatrudniamy na tym stanowisku tyle będziemy potrzebowali takich wózków. Na kolejnym etapie jest pakowanie przesyłek będziemy potrzebowali więc początkową ilość kartonów lub foliowych kopert. Niezbędna będzie również taśma klejąca oraz folia stretch. Nie może zabraknąć dyspensera oraz nożyka bezpiecznego wraz z wymiennymi ostrzami. Zastosowanie nożyka z automatycznie chowanym ostrym elementem jest bardzo istotne ze względu na bezpieczeństwo pracownika. Wiele wypadków w pracy dzieje się przez przypadkowe zostawienie nożyka z ostrzem na wierzchu. Różnica w cenie jest nieznacząca, a z pewnością nie chciałbyś, aby twoi pracownicy musieli iść na zwolnienie L4 z powodu przecięcia skóry. Jeżeli często będzie używana folia stretch warto też zakupić specjalny nożyk, aby cięcie takiego materiału odbywało się sprawnie. Taki zestaw powinien posiadać każdy pracownik niezależnie od stanowiska na jakim pracuje. Nożyk może przydać się na każdym stanowisku. Spakowane paczki odpowiednie osoby będą musiały odkładać w jakieś miejsce. Nie będą przecież rzucać ich na ziemię. Ocynkowana nadstawka pozwoli w łatwy sposób rozwiązać ten problem. Nie dość, że stworzy nam przestrzeń ładunkową to będzie można ją łatwo przetransportować wózkiem paletowym w dowolne miejsce. Na ręczne wózki paletowe nie potrzeba żadnych zezwoleń. Każdy pracownik będzie mógł przetransportować zapakowane paczki na kolejne stanowisko. W ten sposób przechodzimy do miejsca, gdzie będą drukowane etykiety nadawcze. Komputer oraz drukarka będą niezbędnym narzędziem. Przyda się również podstawowe wyposażenie takie jak koszulki foliowe, długopis oraz zwykłe artykuły biurowe. Jak więc widzisz uzbierało się trochę tych rzeczy, działalności wiąże się początkowo z pewnymi kosztami. Tak wyposażony magazyn będzie w stanie realizować wszystkie zamówienia sprawnie, a pracownicy będą mieli wszystko pod ręką. A jeżeli chodzi o te ręce to warto jeszcze kupić rękawice ochronne. Sam nie raz przeciąłeś palec kawałkiem kartki czy kartonu. Podczas pakowania również mogą być ostre krawędzie na kartonach, co bez odpowiedniego zabezpieczenia dłoni może skończyć się nieprzyjemnym wypadkiem.

Ilu pracowników na duży magazyn?

Odpowiedź nie będzie taka prosta i oczywista. Sam musisz zdecydować jak wiele osób potrzebujesz, aby realizować wszystkie zamówienia na czas. Na okres największego ruchu, czyli na przykład święta Bożego Narodzenia albo w zależności od twojej branży będziesz musiał dodatkowo pozyskać kilka osób. Najprawdopodobniej jednak, jeżeli zaczynasz wszystko od początku przemiana ta nadejdzie stopniowo od małego magazynu do średniego, aż po ten największy. Będziesz miał więc już jakieś doświadczenie i będziesz w stanie przewidzieć jak wiele ludzi będzie potrzebne. Ale licząc, że jedna osoba będzie nadzorować pracę, a po dwie osoby będzie zbierać zamówienia, sortować, pakować oraz drukować etykiety to minimalna liczba osób wynosi 9. Licząc, że wszystkich zatrudnimy na umowę o pracę to koszt zatrudnienia wszystkich w 2021 roku wyniesie 30357 zł. Jest to spora suma, ale są to już duże magazyny, więc liczba zamówień też będzie spora. Co za tym idzie przychody również nie będą małe. A jeżeli dążysz do tego, aby tych zamówień było coraz więcej oraz wszyscy klienci byli zadowoleni musisz realizować wszystkie zamówienia terminowo i zatrudniać odpowiednio dużo pracowników.

Faktury papierowe vs e-faktury

Starsze pokolenie, czyli nasi dziadkowie z pewnością nie wyobrażają sobie nie otrzymać pokwitowania na papierze za zamówiony towar. Ma to jak najbardziej swoje zalety. Klient zawsze w razie awarii zamówionego towaru będzie miała wówczas potwierdzenie i bez konieczności szukania na skrzynce elektronicznej czy w panelu klienta będzie mógł zgłosić reklamację u producenta. Teraz pojawia się pytanie: “Jak często zgłaszamy takie reklamacje?”. Jest to z pewnością zależne od tego czy wybieramy sprzęt dobrej jakości u autoryzowanych sprzedawców czy jest to sprzęt z nieco niższej półki. Faktury w formie elektronicznej są przyjazne dla środowiska, gdyż nie marnujemy papieru. Nie czarujmy się wielu z nas wyrzuca je zaraz po otrzymaniu zamówienia, szczególnie jeżeli jest to coś drobnego. Obecnie większość firm wybierają opcję wysłania klientowi potwierdzenia zakupu na e-mail ze względu na możliwość zmniejszenia liczby pracowników. Spytasz jak to możliwe? Bardzo prosto. W dobie automatyzacji wszystkich procesów również to zadanie może wykonywać automat. Po potwierdzeniu przez pakujących, że towar jest gotowy do wysyłki, klient automatycznie otrzyma fakturę. Naturalnie mniej osób będzie potrzebnych, a co za tym idzie, koszty działalności również spadną. Jeżeli jednak wiesz, że w twojej grupie odbiorców będą również osoby w średnim i starszym wieku warto w formularzu zamówienia dać opcję wyboru. Wówczas po zaznaczeniu opcji “faktura papierowa” osoba drukująca etykietę nadawczą będzie mogła włożyć potwierdzenie zakupu do koperty kurierskiej. Większość młodych osób zdecyduje się na drugą opcję, a to właśnie oni stanowią główne przychody sklepów online.

Jak zabezpieczyć produkty przed kradzieżami pracowników?

Nikt nie lubi być okradanym, ale niestety słyszy się o przypadkach, kiedy ktoś zatrudnia się w danym przedsiębiorstwie jedynie po to, aby popełnić taki czyn karalny. Nie można być naiwnym i liczyć na uczciwość każdego nowo zatrudnionego, ale również nie przesadzaj! Nadmierna inwigilacja sprawi, że opinia jako o pracodawcy nie będzie najlepsza. Co więc zrobić, aby uchronić się przed dużymi kradzieżami? Mały magazyn jest prosty do ogarnięcia i jedna zaufana osoba oraz kilka kamer powinno wystarczyć. Bez większych problemów zauważysz, że brakuje produktów zamówionych przez internet. Po przeanalizowaniu nagrań wszystko powinno stać się jasne. Duże magazyny mają większy problem ze złodziejami z kilku powodów. Pierwszy jest taki, że zazwyczaj są tam miejsca, w których można się schować i udowodnienie czegoś może być trudniejsze. Monitoring wizyjny jest i tak konieczny. Kamera w wielu przypadkach podziała jako swego rodzaju straszak i nie będzie to spontaniczna decyzja, bo gdzieś z tyłu głowy będzie myśl, że wszystko zostanie nagrane. Duża rotacja pracowników nie ułatwia zadania i omyłkowa zła decyzja podczas rekrutacji może Cię sporo kosztować. Zatrudnienie firmy chroniącej będzie również dobrą decyzją. Ochroniarz na bieżąco powinien śledzić co dzieje się w różnych zakątkach i w razie potrzeby odpowiednio reagować. Połączenie tych dwóch metod zapewni najlepsze efekty, ale i tak nie uchroni Cię to w 100%. Zawsze musisz wziąć pod uwagę, że coś może “zniknąć” i podjąć to ryzyko w prowadzeniu działalności.

Jak wybrać odpowiednie pomieszczenie?

Na początku działalności nie będzie raczej wystarczająco dużo oszczędności, żeby wybudować halę od podstaw. Nawet duże firmy nie stosują takich praktyk ze względów praktycznych. Nie musisz na raz wkładać dużo pieniędzy, które możesz przecież zainwestować inaczej. Nie musisz także martwić się o remonty i inne awarie. Podczas przeglądania ofert na pierwszym miejscu powinna być odpowiednia powierzchnia. Zawsze lepiej wybrać nieco większy magazyn niż za mały, bo w razie rozwinięcia działalności nie będziesz musiał od razu szybko szukać nowego miejsca. Bardzo ważne, a nawet dla niektórych najważniejsze to cena. Koszty wynajmu odgrywają znaczącą rolę, od tego w końcu zależy ile trafi ostatecznie na twoje konto. Nowoczesne magazyny będą zazwyczaj bardzo drogie, więc jedynie największe marki premium są zainteresowane takimi miejscami. Są one za to bardzo dobrze wyposażone. Liczne rampy pomagają w sprawnym rozładunku i załadunku samochodów dostawczych oraz firm kurierskich. Klimatyzacja w lecie oraz wydajne ogrzewanie w zimie będą istotne dla wielu pracowników. W przypadku poszukiwań warto na to spojrzeć, dzięki temu twoja oferta pracy stanie się lepsza od konkurencji i bardziej doświadczone osoby trafią właśnie do ciebie. Konkurencja zostanie osłabione i będziesz mógł finalnie sporo zyskać. Dużo również zależy od szczęścia, doświadczenia oraz podejścia do prowadzonej działalności gospodarczej. Poważne traktowanie własnego biznesu i zakup najwyższej jakości narzędzi, produktów oraz opakowań zagwarantuje powodzenie i szybki rozwój.

Jeśli planujesz właśnie otworzyć lub zorganizować własny magazyn wysyłkowy gorąco zachęcamy Cię do zapoznania się z ofertą naszego sklepu internetowego. Oferujemy wiele produktów, które w Twoim biznesie są właściwie niezbędne. Produkty wysyłamy szybko i umożliwiamy ich bezpośredni odbiór w Warszawie. Oprócz tego w przypadku większych zamówień udzielamy sporych, nawet 15-procentowych rabatów.