Magdalena Szafrańskasobota, 29 października 20224 minuty czytanialiczba wyświetleń: 864

---

Jaki jest najlepszy sposób archiwizacji dokumentów?

Archiwizacja dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, jakiego rodzaju działalność gospodarczą prowadzisz, musisz zadbać, aby wszystkie Twoje dokumenty były przechowywane przez wymagany okres czasu i łatwo dostępne. Oto kilka wskazówek dotyczących bezpiecznego i wydajnego archiwizowania wszystkich dokumentów biznesowych.

Co to jest archiwizacja i jak zarządzać archiwum biznesowym

Jak zapewne wiesz, archiwizacja to kontrolowane i systematyczne przechowywanie dokumentów i danych. Termin archiwum oznacza zarówno jednostkę, w której dokumenty są przechowywane, wykorzystywane i konserwowane, jak i pomieszczenie lub budynki. Prowadzenie archiwum firmowego wymaga nie tylko przystosowanego do tego miejsca, ale również sprawdzonej metody, której celem jest nie tylko łatwe odnalezienie poszukiwanych dokumentów oraz zapewnienie, że nie zostaną one zniszczone, a ich integralność i poufność będą zachowane przez długi czas. Sposobów archiwizacji jest kilka. Oto metodologia oparta na 4 kluczowych etapach odpowiadających cyklowi życia każdego profesjonalnego archiwum:

1. Zidentyfikuj i uwierzytelnij dokumenty
2. Przechowuj archiwa tak utworzone
3. Zachowaj i miej możliwość przeglądania zarchiwizowanych dokumentów w dowolnym momencie
4. Wyeliminuj niepotrzebne dokumenty i trwale zarchiwizuj dokumenty stanowiące dziedzictwo i pamięć firmy

Przyjęcie tych czterech kroków i działanie według ustalonego schematu, pozwoli Ci stworzyć profesjonalne i poprawnie działające archiwum firmy.

Archiwizacja? Poświęć niezbędny czas, aby już go nie marnować…

Pierwszy etap archiwizacji, poświęcony identyfikacji, uwierzytelnieniu, prowadzący do archiwizacji niezbędnej dokumentacji, to etap kluczowy. Może on okazać się czasochłonny, jeśli pominiemy metodykę i organizację. Jednak dzięki niemu, etap 2, czyli przetwarzanie, klasyfikacja i przechowywanie dokumentów, staje się szybkimi i wydajnymi zadaniami. Jeśli już na początku poświęcisz czas na odpowiednie sortowanie i klasyfikowanie każdego dokumentu zgodnie z jego charakterem (poczta, faktura i inne dokumenty administracyjne lub księgowe, społeczne i podatkowe itp.), zarządzanie Twoim archiwum, a także archiwizowanie nowych dokumentów, stanie się proste i przyjemne.

Ważne: Dbaj o przestrzeganie ustawowych okresów przechowywania. Znajomość ich dobrze ułatwi ci pracę. Od tego zależy prawidłowy ranking.

Archiwizacja a przechowywanie dokumentów

Warto wiedzieć, że archiwizacja profesjonalnych dokumentów to nie przechowywanie! Nie ma sensu układać dokumentów jeden na drugim bez ich klasyfikacji. Archiwizacja stawia czoła wszystkim obowiązkom prawnym i dzięki niej jesteś w stanie w każdej chwili odnaleźć właściwy dokument. Chroni Cię ona również prawnie. Ustal plan archiwizacji dostosowany do specyficznych potrzeb każdego działu. Plan archiwum obejmuje:

• Identyfikacja rodzin dokumentów 
• Ocena wielkości dokumentów do przetworzenia 
• Ustalenie prawnych okresów przechowywania dla każdego rodzaju dokumentów, które mają być archiwizowane
• Ocena aktualnych i przyszłych częstotliwości konsultacji w celu zagwarantowania niezawodnej dostępności archiwów

Jeśli chodzi o zasoby ludzkie i logistykę niezbędną do zapewnienia skutecznego zarządzania Twoim archiwum, należy je również rozważyć i zoptymalizować, aby zapewnić trwałe obniżenie kosztów zarządzania i kosztów operacyjnych. Dzięki tak stworzonemu planowi, archiwizacja Twoich firmowych dokumentów, nie powinna stanowić problemu.

Profesjonalne pudełka do archiwizacji dokumentów

Archiwizacja Twoich profesjonalnych dokumentów wymaga posiadania materiałów i sprzętu do archiwizacji. Profesjonalne archiwum musi posiadać regały, najlepiej metalowe, a także być wyposażone w biurko, drukarkę oraz papier do druku. Jeżeli Twoje archiwum usytuowane jest w odosobnionym miejscu, warto zadbać, aby było ono suche i wyposażone w alarm przeciwpożarowy. Co więcej, w swoim archiwum potrzebujesz przyborów do sprawnego organizowania i przechowywania wszystkich dokumentów. Zaopatrz się również w segregatory, koszulki na dokumenty, teczki oraz pudełka. 

Pamiętaj, że bardzo ważne jest, aby móc klasyfikować dokumenty za pomocą kodu identyfikacyjnego lub numeracyjnego. Jest to konieczne do łatwego wyszukiwania i dostępu do potrzebnych dokumentów. Nie zapomnij również o regularnym archiwizowaniu dokumentów. W ten sposób zaoszczędzisz czas, a archiwizacja będzie tym łatwiejsza, że ​​zostanie przeprowadzona bez dalszych opóźnień.

Które narzędzia do przechowywania będą najlepsze

Teczki na akta, skrzynki archiwalne czy segregatory mają swoje wady zalety i preferowane zastosowania. Wybór odpowiedniego systemu archiwizacji zależy przede wszystkim od tego, jak często potrzebne są dokumenty:

• Teczki z gumką — jest to najlepszy sposób do zabezpieczenia dokumentów, które są wielokrotnie używane. Dla dobrego przeglądu nie powinno się tu gromadzić zbyt wielu papierów na jednej teczce.
• Teczka zawieszkowa — zalecana do  przechowywania dokumentów  w wiszącej szafce na akta i nadają się do przechowywania ważnych dokumentów, często używanych w biurze.
• Segregatory — najlepiej nadają się do dokumentów, których nie potrzebujesz cały czas i chcesz dobrze je posortować. Dokumenty można organizować za pomocą koszulek czy przekładek.
• Pojemnik na dokumenty — najlepsze rozwiązanie do przechowywania dokumentów, do których zaglądasz  już rzadko, ale nadal musisz je mieć pod ręką. Ich zaletą jest to, że każdy taki pojemnik może być opisany, a postawiony na półce wygląda estetycznie i pozwala zachować porządek.
• Pudła archiwizacyjne — przeznaczone są na dokumenty, które nie odgrywają już roli w codziennej działalności, ale nadal muszą być przechowywane.

Przechowywanie dokumentów w biurze wymaga dobrej organizacji i właściwych narzędzi. Sprawdź wszystkie dostępne możliwości i wybierz to narzędzie, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie.

Przechowywać w formie papierowej czy digitalizować archiwa?

Przechowywanie archiwów zawodowych jest obowiązkowa. Archiwizacja ma swoje zalety oraz problemy prawne i ekonomiczne. Zachowane archiwum musi być dostępne i możliwe do przeszukiwania. Archiwa papierowe pozostają najwygodniejszym nośnikiem informacji do konsultacji, chociaż digitalizacja ma również zalety pod względem oszczędności miejsca, łatwości wyszukiwania według słów kluczowych, odniesień czy numeracji. To, w jaki sposób będziesz archiwizować swoje dokumenty, zależy tylko od Ciebie. Przeanalizuj, która forma jest bardziej opłacalna. Przy dużej ilości dokumentów może się okazać, że jednak warto digitalizować archiwa. Mniejsze ilości bez problemu zarchiwizujesz w formie papierowej.

Pomyśl także o outsourcingu profesjonalnych dokumentów

Rozwiązaniem do rozważenia jest również outsourcing części lub wszystkich Twoich profesjonalnych dokumentów do zarchiwizowania. Takie rozwiązanie może być świetnym pomysłem, zwłaszcza jeśli nie masz pomieszczeń lub wystarczająco kompetentnego personelu, aby zagwarantować zarządzanie i przechowywanie archiwów w sposób całkowicie bezpieczny i zrównoważony. Profesjonalna firma zaproponuje Ci rozwiązania oraz podzieli się profesjonalną wiedzą w zakresie zarządzania i outsourcingu archiwów. Dzięki temu będziesz mógł zoptymalizować swoje koszty i zasoby, aby w pełni i bez obaw poświęcić się swojej działalności.